Numune Kabul Kriterleri Talimatı

NUMUNE BEKLETME VE RED

Numune, kabul kriterlerinden dolayı analize alınamıyor ve eksikliklerin giderilmesi için (numune bilgileri, istenen analiz, şartlı kabul durumunda müşteri ile görüşme, sözleşmenin imzalanması vb.) bir süre laboratuarda bekletilmesi gerekiyorsa bekleme süresince numunenin geliş tarihi, numuneyi alan kişi, bekleme nedeni ve saklama koşulu yazılır, PR08-FR073 Numune Bekleme/Red Kayıt Formuna kaydedilir. Formdan alınan numara (No) bekleme olduğunu belirtmek üzere “B” ve 1 den başlayarak devam eden sayı şeklinde etikete yazılarak (Örn: B1) numunenin üzerine yapıştırılır, uygun koşullarda muhafaza edilir.

Müşteri ile herhangi bir şekilde sözleşme yapılmayan ve/veya teklifi olmayan (analiz talep formu olmayan) numunelerin laboratuvarda bekleme süresi numunenin geldiği tarihten itibaren maksimum 10 gündür. Bu süre içerisinde numune, etiketi ile uygun saklama koşulunda bekletilir.  Bekleme süresinde yukarıdaki numune kabul kriterlerini sağlayan numune kabul edilir. PR08-FR073 Numune Bekleme/Red Kayıt Formunda Bekleme Sonrası İşlem’e Kabul yazılır. Numuneye verilecek olan Rapor/Laboratuvar numarası “Kabul ise Rapor/Laboratuvar No” bölümüne yazılır. Numunenin üzerinden bekleme sırasında verilen numara etiketi çıkartılır ve numunenin kabulüne ilişkin numara verilip etiket yapıştırılarak kabul işlemi başlatılır.

Aksi taktirde bu süre zarfında numune kabul kriterlerini sağlamayan, müşteriden herhangi bir bilgi gelmediği zaman, şartlı kabulü onaylamadığı durumlarda yada müşteri numunenin analiz iptalini istemesi durumunda red işlemi uygulanır, PR08-FR073 Numune Bekleme/Red Kayıt Formunda Bekleme Sonrası İşlem’e Red yazılır. “Red ise Red No” bölümüne Red numarası verilerek Red tarihi ile birlikte kaydedilir. Müşteriye numunenin red edildiği bilgisi verilir. Eğer müşteri numunesinin iadesini isterse numunenin üzerinden etiketi çıkartılır PR06-FR064 Numune İade Formuna kaydedilerek numune müşteriye ulaştırılır. PR08-FR073 Numune Bekleme/Red Kayıt Formu bilgisayarda tutulur gerektiğinde “KONTROLSÜZ KOPYA” olarak çıktısı alınabilir.

 

NUMUNE KABUL VE İŞLEME

 Genel

Numune Kabul, gelen numunelere ilişkin bilgilerin yazılı olarak kayıtlı tutulduğu birimdir. Numuneler, genel numune kayıt defterlerine kayıt edilerek laboratuvar numarası verilir. Her bir numune kabul edildiğinde laboratuvar numarası alır. Numunenin takibi ve izlenebilirliği, artık bu numara üzerinden yapılır.

 

Laboratuvar numarası verilen numuneye aynı zamanda laboratuvara ait rapor numarası da alır. Numuneye verilen rapor numarası FK-XX-0001’den başlayarak, XX=  o yıla ait son iki rakamı ifade eder (2021 için FK-21-0001) ve  birbirini artarak takip eden sayılardır. Rapor numarası yani numune numarası her yıl sonunda sıfırlanarak, yukarıda anlatıldığı kodlama sistemi ile 1 den başlayarak devam eder.

Rapor numaraları da her yıl sonunda sıfırlanarak, yukarıda anlatıldığı kodlama sistemi ile 1 den başlayarak devam eder.

Numueye ilişkin kabul ve raporlama izlenebilirliği, genel numune kayıt defteri, ilgili analiz raporları, ham veri kayıtları üzerinde yer alan, laboratuvar numarası ve rapor numarası ile sağlanır.

 

Numunelerin Analiz Bildirim Formlarına İşlenmesi ve Laboratuarlara Sevki:

Numune ile birlikte gönderilen evraklardaki bilgiler, Numune Kabul ve Raporlama Birimi tarafından FR070 Genel Numune Kayıt Defteri girilerek, analiz bildirim formu ile  ilgili birime teslim edilir. Bir aksaklık olması durumunda (yanlış numune, yanlış kodlama, miktar azlığı, numune ambalajının yırtılması, delinmesi, yanlış analiz, vb.) Numune Kabul ve Raporlama personeline bildirilir.

• Numuneler kaydedildikten sonra numune cinsine ve/veya etiket numarasına göre saklanabileceği ortamda muhafaza edilir.
• Gönderilen numunelerde uygunluk değerlendirmesi istenildiği takdirde, Numune Kabul ve Raporlama Birim Sorumlusu tarafından analiz bildirim formlarında belirtilir, numune ile ilgili birime teslim edilir.
• Laboratuara sevk edilecek numune üzerine Laboratuvar numarası ve Rapor Numarası yazılı silinmez kalem ile yazılmış, etiket yapıştırılır.
• Tüm laboratuar birimleri, numunelerde yapılacak analizleri Numune Kabul ve Raporlama Biriminden almış oldukları ilgili analiz bildirim formlarından takip ederler.  Numuneler bekletilmeden, Numune Kabul ve Raporlama Birimi  tarafından ilgili analiz bildirim formu doldurularak, imza karşılığı, ilgili birime teslim edilir. Şayet numuneler çalışma saatleri dışında laboratuara ulaşmışsa ve istenen analizi yapabilecek laboratuar personeli yoksa, ortam sıcaklığında ertesi iş gününe kadar bekletilir.

 

MÜŞTERİ ÖZEL İSTEKLERİ

• Analize gönderilen numune için, müşteri özel koşullar (numune hazırlama, analiz öncesi numuneyi belirli koşullarda (süre) bekletme, acil analiz vb.) uygulanmasını istemiş ise, bu koşullar analiz talep formlarına yazılarak kayıt altına alınır. İlgili birime bu istekler analiz bildirim formları ilgili notlar kısmına yazılarak iletilir.

 

Numune Kabul İşlemleri Kontrolü

Numune kabul işlemleri tamamlandıktan sonra, kayıtlar numune kabul ve raporlama birimi tarafından aşağıdaki aşamalara göre kontrol edilir;

• Numune üzerinde yer alan etikette bulunan müşteri bilgileri analiz talep formu ile karşılaştırılır. Genel Numune Kayıt Defterindeki bilgilerin doğruluğu gözden geçirilir.
• Genel Numune Kayıt Defterinde yer alan bazı bilgiler raporda yer almayabilir.

 

EK : NUMUNE MİKTARI TABLOSU

Sıra No	Ürün Tipi	Formülasyon Tipi (Kısaltma)	Sadece Kimyasal Analiz	Kimyasal ve Fiziksel Analiz	Kısa Süreli Stabilite	Uzun Süreli Stabilite (24 Ay)	Mikrobiyolojik Etkinlik	Toplam (Tüm Testler)
1.	Dezefektan	-	1 Adet 100mL	1 Adet 200mL	2 adet 200 ml	8 adet 200 ml	1 adet 200 ml	12 Adet 200ml
2.	Pestisit	DP (Toz)	1 Adet 100g	1 Adet 500g	2 adet 500g	8 Adet 500g	2 Adet 100g	12 Adet 500g
3.	Pestisit	GR (Granül)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
4.	Pestisit	DT (Tablet)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
5.	Pestisit	WP (Islanabilir Toz)	1 Adet 100g	1 Adet 100g	1 adet 100g	8 adet 100g	2 adet 100g	12 Adet 100g
6.	Pestisit	WP-SB (Suda Çözünebilen Poşetler İçinde Islanabilir Toz)	1 Adet 100g	1 Adet 100g	1 adet 100g	8 adet 100g	2 adet 100g	2 Adet 100g
7.	Pestisit	WG(Suda ÇözünebilirGranül)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
8.	Pestisit	WG-SB(Suda Çözünebilen Poşetler İçindeIslanabilir Granül)	1 Adet 100g	1 adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
9.	Pestisit	WT(Suda Çözünebilen Tablet)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
10.	Pestisit	EG (Emülsiye Granül)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
11.	Pestisit	EG (Emülsiye Granül)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
12.	Pestisit	SP (Suda Çözünebilen Toz)	1 Adet 100g	1 Adet 100g	1 Adet 100g	8 adet 100g	2 adet 100g	12 Adet 100g
13.	Pestisit	SG (Suda Çözünebilen Granül)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	1 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
14.	Pestisit	ST (Suda Çözünebilen Tablet)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
15.	Pestisit	SC (Süspansiyon Konsantre)	1 Adet 100mL	1 Adet 500mL	2 adet 500ml	8 Adet 500ml	2 Adet 100ml	12 Adet 500ml
16.	Pestisit	CS (Kapsül Süspansiyon)	1 Adet 100mL	1 Adet 500mL	2 adet 500ml	8 Adet 500ml	2 Adet 100ml	12 Adet 500ml
17.	Pestisit	OD (Yağ Bazlı Süspansiyon Konsantre)	1 Adet 100mL	1 Adet 500mL	2 adet 500ml	8 Adet 500ml	2 Adet 100ml	12 Adet 500ml
18.	Pestisit	SE (Süspo Emülsiyon)	1 Adet 100mL	1 Adet 500mL	2 adet 500ml	8 Adet 500ml	2 Adet 100ml	12 Adet 500ml
19.	Pestisit	ZC (CS-ZCKarışımı)	1 Adet 100mL	1 Adet 500mL	2 adet 500ml	8 Adet 500ml	2 Adet 100ml	12 Adet 500ml
20.	Pestisit	ZC (CS-ZCKarışımı)	1 Adet 100mL	1 Adet 500mL	2 adet 500ml	8 Adet 500ml	2 Adet 100ml	12 Adet 500ml
21.	Pestisit	SL (Çözülebilen Konsantrasyon)	1 Adet 100mL	1 Adet 250mL	2 adet 250ml	8 Adet 250ml	2 Adet 100ml	12 Adet 250ml
22.	Pestisit	OL (YağKarışmış Likit)	1 Adet 100mL	1 Adet 100mL	2 adet 100ml	8 Adet 100ml	2 Adet 100ml	12 Adet 250ml
23.	Pestisit	UL(Düşük Hacimli Likit)	1 Adet 100mL	1 Adet 500mL	2 adet 500ml	8 Adet 500ml	2 Adet 100ml	12 Adet 500ml
24.	Pestisit	GD (Doğruda Uygulanan Jel)	1 adet Jel Şırınga veya İstasyon	1 adet Jel Şırınga veya İstasyon	2 adet Jel Şırınga veya İstasyon	8 adet Jel Şırınga veya İstasyon	2 adet Jel Şırınga veya İstasyon	12 adet Jel Şırınga veya İstasyon
25.	Pestisit	EC (Emülsiyon Konsantre)	1 Adet 100mL	1 Adet 100mL	2 adet 100ml	8 Adet 100ml	2 Adet 100ml	12 Adet 100ml
26.	Pestisit	DC (Dispersiyon Konsantre)	1 Adet 100mL	1 Adet 250mL	2 adet 250ml	8 Adet 250ml	2 Adet 100ml	12 Adet 250ml
27.	Pestisit	EW (Sulu-Yağlı Emülsyion)	1 Adet 100mL	1 Adet 500mL	2 adet 500ml	8 Adet 500ml	2 Adet 100ml	12 Adet 500ml
28.	Pestisit	ME (Mikro- Emülsiyon)	1 Adet 100mL	1 Adet 100mL	2 adet 100ml	8 Adet 100ml	2 Adet 100ml	12 Adet 100ml
29.	Pestisit	WP (Bakteriyel Larvasit – Suda IslanabilirGranül)	1 Adet 100g	1 Adet 100g	1 adet 100g	8 adet 100g	2 adet 100g	12 Adet 100g
30.	Pestisit	WG (Bakteriyel Larvasit – SudaÇözünebilir Granül)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
31.	Pestisit	WT (Bakteriyel Larvasit – Suda Çözünebilir Tabletler)	1 Adet 100g	1 Adet 1000g	2 Adet 1000g	8 Adet 1000g	2 Adet 100g	12 Adet 1000g
32.	Pestisit	SC (Bakteriyel Larvasit – Süspansiyon Konsantre)	1 Adet 100mL	1 Adet 500mL	2 adet 500ml	8 Adet 500ml	2 Adet 100ml	12 Adet 500ml
33.	Pestisit	MC (Spiral)	2 Adet Spiral	100 Adet Spiral	100 Adet Spiral	500 Adet Spiral	50 Adet Spiral	700 Adet Spiral
34.	Pestisit	MV (Mat Tablet)	4 Adet Tablet	10 Adet Tablet	15 Adet Tablet	80 Adet Tablet	20 Adet Tablet	160 Adet Tablet
35.	Pestisit	LV (Likit)	1 Adet Likit Yedeği	5 Adet Likit Yedeği	7 Adet Likit Yedeği	36 Adet Likit Yedeği	10 Adet Likit Yedeği	60 Adet Likit Yedeği
36.	Pestisit	AE (Aerosol)	2 Adet Aerosol	5 Adet Aerosol	8 Adet Aerosol	48 Adet Aerosol	5 Adet Aerosol	65 Adet Aerosol
37.	Pestisit	MR (Matriks Salınım)	2 Adet Paket	5 Adet Paket	8 Adet Paket	18 Adet Paket	6 Adet Paket	38 Adet Paket
38.	Pestisit	LB (Depolama Poşeti)	2 Adet Paket	5 Adet Paket	8 Adet Paket	18 Adet Paket	6 Adet Paket	38 Adet Paket